Våre rutiner ved varsling

Rutiner for mottak, behandling og oppfølging av varsler ved Norsk Skuespillersenter

SLIK GÅR VI FREM NÅR VI FÅR ET VARSEL

Svar varsleren og takk for varselet så raskt som mulig.
Saken skal behandles konfidensielt, og identiteten til de involverte skal ikke gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for å kunne behandle saken. Det må også gjøres habilitetsvurderinger i hvert enkelt tilfelle. Alle ansatte er bundet av taushetsplikten under og etter arbeid med varslingssaker, og plikter å behandle varsler med konfidensialitet.
Vurder alvorlighetsgraden i varselet. Kan saken håndteres internt eller bør det varsles videre til for eksempel politiet? Alvorlighetsgrad og type varsel er avgjørende for den videre prosessen. I noen tilfeller vil forsoning/mekling være tilstrekkelig. I andre tilfeller vil det være nødvendig med politianmeldelser. Vurder i hvert enkelt tilfelle om styret eller Norsk Skuespillerforbund bør involveres, og diskuter dette med varsler.
Inviter til dialog: Dette bør skje så raskt som mulig. Kontakt varsleren og avtal et møte for å få belyst saken grundig.
Innhent all annen dokumentasjon og gjør grundige undersøkelser for å få et (så langt det er mulig) komplett bilde av saken. Vi har undersøkelses- og høringsplikt og skal sørge for å innhente all relevant informasjon om hvert enkelt tilfelle.
Hold tråden med varsleren og gi beskjed til vedkommende hvis dere mener at saken bør varsles videre. Så lenge vi vet hvem som har varslet, skal vedkommende alltid få tilbakemelding så raskt som mulig om hvordan saken er behandlet. Hvis undersøkelsene tar tid – hold varsleren underrettet om det, slik at de vet at saken fortsatt er under behandling.
Den varselet gjelder skal som hovedregel få innsyn i varselet. Hva inneholder varselet? Er det personopplysninger eller annet i det som det ikke er nødvendig å gjengi? Innsyn bør begrenses til sakens parter og gis i den grad det er nødvendig for å få belyst saken og for å ivareta partenes rett til å gi sin versjon av saken. Se Arbeidsmiljøloven kap.2A §2A-2 og § 2A-4(2). Det finnes unntak fra hovedregelen om at den det varsles om gis innsyn: Dersom det er aktuelt med politietterforskning skal den det varsles om ikke gjøres kjent med varselet grunnet faren for bevisforspillelse. Vurder alltid konsekvensene av å gi tilsvar. Er det for eksempel fare for gjengjeldelse? Hva kan vi gjøre for å ivareta varsleren best mulig?
Tilsvar: Når den det er varslet om kommer med tilsvar og forteller sin versjon av saken kan dette skje enten skriftlig eller muntlig. Dersom det holdes et møte skal innholdet skrives ned, dateres og underskrives av både den varselet gjelder og den som har mottatt varselet.
Alt som omhandler saken skal dokumenteres skriftlig. Varslets innhold, tilsvaret fra den det varsles om, oppsummering av undersøkelser, møtereferater, referat fra andre samtaler, og til sist en rapport som inneholder funn og konklusjoner. Dokumentasjon er alltid viktig, men særlig i tilfeller som kan få følger for de involverte.
Vurder om det er behov for juridisk veiledning. I så tilfelle skal alle parter anonymiseres ved kontakt med jurist/advokat. Ved juridisk veiledning benytter vi oss hovedsakelig av NSFs jurister.
Når saken er grundig behandlet, vurder om det er grunnlag for reaksjon mot den det varsles om.
Når saken er ferdig behandlet skal varsler, og eventuelt den det varsles om underrettes om det. Den som har varslet skal gis tilbakemelding uansett utfall. Dersom gjennomførte undersøkelser ikke avdekker kritikkverdige forhold, skal det også gis tilbakemelding om dette.

Er det uklart om det er et varsel?
Den som forteller om noe kritikkverdig kan være ukjent med varslingsrutinene våre. Hvis det er uklart om det er snakk om et varsel må vi formalisere samtalen slik at det blir tydelig. Vi må være bevisst på at i enkelte tilfeller kan den som forteller om noe kritikkverdig spille ned alvorlighetsgraden i saken og være ambivalent til å kalle det et varsel/ikke ønske å «varsle». Forklar at det er viktig for oss å behandle varslingsaker på en ryddig måte. Vær tydelig på at vi ønsker å følge opp kritikkverdige forhold og fortell at vi ivaretar varsleren gjennom en eventuell varslingsprosess. Da legger vi til rette for åpen dialog, skaper ytringsrom og trygger vedkommende.

FOREBYGGENDE ARBEID

NSS skal informere alle kursholdere og samarbeidspartnere om våre etiske retningslinjer. Disse retningslinjene skal innlemmes i våre kontrakter som undertegnes ved kontraktinngåelse med kursholdere og andre oppdragstakere. Alle som jobber på oppdrag for oss skal gjennom kontrakt forplikte seg til å jobbe i tråd med arbeidsmiljøloven og følge våre etiske retningslinjer.
Dersom det er en samarbeidspartner som har ansvar for kontrakt og dialog med kursholder/andre oppdragstakere må samarbeidspartnere informeres om våre retningslinjer. Vi skal også be om at kontrakten forplikter og er likelydende vår mal.
Informasjon og opplæring internt: Alle ansatte ved NSS skal kjenne til internrutinene for varsling. Ved nyansettelser skal rutinene for varsling gjennomgås med den tilsatte. Det bør også snakkes om ytringskultur og viktigheten av å møte brukerne av senteret på en åpen og raus måte.
For at senterets brukere skal tørre å varsle er det viktig at vi formidler rutinene våre utad. Dette gjøres hovedsakelig på nettsiden vår, men vi bør også jobbe jevnlig med formidling på sosiale medier, slik at vi gjør disse rutinene kjent for flest mulig.

LAGRING OG PERSONVERN

Ved skriftlig varsling
Varsler om kritikkverdige forhold knyttet til navngitte personer er personopplysninger og skal behandles i tråd med personopplysningsloven. NSS skal sørge for at skriftlige varsler lagres på en forsvarlig måte, slik at ingen andre enn de som behandler saken har tilgang til saksdokumentene.

Den som mottar varselet har ansvar for at dette følges opp. Det er trygt å varsle via mail, da vår e-post er kryptert.

Dokumentasjon som gjelder varsler skal aldri lagres på usikre steder. Lagring skal kun skje lokalt, og dokumentene skal passordbeskyttes.

Ved muntlig varsling
Det er viktig for en grundig saksgang at Norsk Skuespillersenter så snart som mulig skriftliggjør muntlige varsler og gjennomgår disse med varsler slik at muntlig informasjon ikke går tapt i videre saksbehandling. Den nedskrevne informasjonen skal dateres og underskrives av varsler og den som mottar varselet. Ut over dette gjelder samme retningslinjer for lagring som ved skriftlig varsling.

Revidert 24.10.18